Planeje, realize e monitore! Comece agora!


06 jun de 2015

Conciliar o planejamento de um projeto com a execução em campo não é uma tarefa simples, principalmente pelos detalhes e particularidades (como absenteísmo, baixo rendimento de recursos, falta de energia elétrica, necessidade de manutenção, aspectos de segurança, fatores climáticos, entre outros) que ocorrem diariamente durante a execução das atividades.

Todas as ocorrências que impedem a execução conforme planejado poderiam ser mitigadas por um plano de riscos do projeto. Entretanto, elaborar este plano demanda tempo, e requer um trabalho minucioso para que a maior parte dos riscos seja abordada, principalmente se a empresa é iniciante em gerenciamento de riscos e não tem base histórica consolidada.

Considerando um mercado onde os clientes exigem pronto atendimento na resposta e baixo custo, o plano de gerenciamento de risco não é elaborado. Logo na sequencia, quando o projeto entra na fase de execução, as ações tomadas, na sua maioria, são corretivas e não preventivas, e paradoxalmente, o custo aumenta e o prazo é estendido.

Porém, principalmente nas ultimas décadas, acompanhar e analisar previsto versus realizado, agir em tempo hábil e gerir recursos e custos, utilizando as boas práticas de gerenciamento de Projetos contidas no PMBoK, com apoio de ferramentas como Microsoft Project e WBS Chart-Pro, possibilita que os gestores possuam informações para decisões mais assertivas que conduzem o projeto de acordo planejado pela empresa e com as expectativas do cliente.

 

Acompanhar e analisar previsto versus realizado
Com as atualizações do cronograma e linhas base é possível analisar indicadores de tempo, custo e recurso, de acordo com o que esta sendo realizado, e através desses dados gerar informações que podem ser expressas em gráficos, por meio da Curva S de acompanhamento, relatórios, entre outros e deste modo suportarem o processo de decisão.

Agir em tempo hábil

Quanto maior a complexidade do projeto, mais frequente deve ser sua atualização, para que tão logo o planejado comece a se diferenciar negativamente do realizado, as devidas ações já sejam tomadas, e portanto, o cronograma seja retomado. Ações como: aumento dos recursos para concluir uma atividade em um menor tempo, realinhamento de atividade (executando uma atividade programada em uma data futura), postergação de uma atividade, paralelismo, entre outras.

Gerir recursos e custos

Disponibilizar o recurso somente no momento correto e pelo período em que ele seja realmente

necessário, acompanhar a evolução dos custos e verificar se estão dentro do orçamento são atividades que permitem uma grande economia no projeto e consequentemente aumento do retorno financeiro.

Antigamente as execuções em campo eram informais, as atividades eram executadas sem um horizonte claro, sem um planejamento definido e documentado, o que se fazia era acreditar que ela seria concluída no prazo e dentro do custo.

Portanto, como não era mensurado o avanço físico-financeiro, muitos projetos promissores fracassaram e grandes empresas deixaram de existir.

A adoção das boas práticas do PMBok, que constantemente é atualizado e incorpora novas visões, conceitos e lições, auxiliam grandemente as empresas que trabalham com projetos a planejar, executar e controlar os projetos, atendendo melhor as solicitações do cliente.

Assim, os clientes ficam satisfeitos, preenchendo suas necessidades e expectativas, além de trazer as empresas fornecedoras-fabricantes maior possibilidade de saúde financeira e operacional e credibilidade no mercado no que tange a cumprir com o prometido – escopo, prazo, custo e qualidade.

Planejar, realizar e monitorar e controlar, sempre, e frequentemente, são ações fundamentais para o sucesso de um projeto. Comece agora!

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